3868银河总站采购管理办法
（试行稿）
 
 
第一章 总　则
    第一条 为了规范学院的采购行为，明确职责，加强经费管理，提高资金使用效益，保障学院采购质量，促进廉政建设，根据国家及本省的相关法律法规文件要求，结合本院实际情况，制定本办法。
第二条 本管理办法所称的采购，是指学院以有偿取得货物、工程和服务的行为。凡以学院为实施主体的采购项目，均适用于本办法。
学院的工程、货物和服务的采购，具体指：
 
（一）工程：新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮、绿化等工程项目的施工，以及与工程建设有关的重要设备、材料和勘察、设计、造价、监理及评审等服务的采购;
（二）货物：教学科研设备、实验实训器（耗）材、计算机软件、办公设备等以及与项目有关的货物的采购；
（三）服务：文化宣传项目、物业、绿化养护、食堂承包、商业网点租赁、公车维修保养及其他相关服务项目；
（四）其他需要进行采购的项目。
    第三条 采购全流程必须严格执行国家有关法律和法规，遵循公开、公平、公正、诚实、信用、效率的原则。采购活动当事人应当依法依规开展采购活动，并自觉接受各级部门及全体师生的监督。
 
第二章 管理机构职责
第四条  学院成立采购领导小组负责采购管理工作。采购领导小组由分管后勤管理处副院长担任组长，成员由后勤管理处、教务处、科研处、财务处等职能部门负责人组成。采购领导小组下设办公室，挂靠后勤管理处。
采购领导小组职责： 
（一）研究学院采购工作的规章制度；
（二）组织管理学院采购工作；
（三）负责学院采购工作重要事项统筹处置；
（四）完成学院交办的其他任务。
采购领导小组办公室（以下简称采购办）职责：
（一）拟订学院采购工作的相关规章制度；
（二）组织安排采购领导小组工作会议并记录备案；
（三）负责采购领导小组会议确定事项的督办落实；
（四）组织实施采购活动；
（五）负责采购工作档案管理。
（六）负责拟定10万元以上采购项目的采购可行性、采购方式、控制价、分包合理性、评标方法和标准及付款方式。
第五条 学院采购领导小组成员和学院采购专家库成员共同组成招、评标委员会。
招标委员会职责：审定1万元～10万元的货物、服务采购项目、5万元～10万的工程采购工作；
评标委员会职责：组织校内开标、评标工作。
第三章 采购计划、立项及预算
第六条  采购计划申报
（一）申购部门指定专人负责采购项目的申报；
（二）申购部门组织做好项目的考察；
（三）采购部门牵头组织单件10万元或批量30万元以上设备的可行性论证；
（四）申购部门结合年度预算编制时间要求，原则上于每年8月前，申报下年度采购计划，填写《政府采购(含购买服务)及资产购置预算表》校内版，经各业务分管职能部门审核后报采购办。固定资产管理部门需按照相关配置标准对采购的设备数量进行审核。
第七条 货物和服务的询价
（一）申购货物计划金额单件1万元或批量5万元以下采购计划不以询价公告的方式进行询价。
（二）服务类项目30万以下的采购计划，由申购部门自行组织价格和方案咨询。
（三）申购货物计划金额单件1万元或批量5万元以上采购计划，服务类项目30万以上的采购计划，由采购办牵头组织公开进行价格和方案询价。
（四）可行性论证和询价结果作为申报采购计划预算及立项的依据。
第八条 采购计划立项工作由职能部门于每年9月中旬前按采购计划金额的不同牵头进行采购立项，10万元以上报院长办公会审议；50万元以上报党委会审议。其中：各系、部的教学设备、实训基地建设由教务处汇总上会，各系、部的科研设备由科研处汇总上会，办公家具及设备由办公室汇总上会，基本建设和零星修缮由后勤管理处基建科汇总上会，信息化建设项目报现代教育中心汇总上会，职能部门的其他项目直接上会。采购立项通过后，采购项目相应进入学院重点项目库。
第九条 编制采购预算 
立项后，由申购部门填写申报计划，按照《福建省省级政府集中采购目录及限额标准》，填写《政府采购(含购买服务)及资产购置预算表》，采购办汇总后进行审核、分类后于9月底前报学院财务处。
第十条 采购计划经过立项且年度采购预算经省财政批复后，采购办方可进行采购工作。
年度预算执行过程中，未立项项目、已立项但无采购预算或采购资金不足的，原则上均不予采购。若确需采购的，未立项项目应按第七、八、九条程序履行立项审批，并按学院预算管理要求进行采购预算追加或调剂审批后，方可申购。
 
第四章 货物、服务项目申购、采购方式与审批
第十一条 申购
申购部门按采购计划提交《采购项目审批表》，并附上《采购项目主要参数表》、项目立项纪要,有需要论证的采购项目需提交《购置论证表》,有进行市场询价的需提交《市场询价记录表》。
第十二条 采购方式
凡属于政府集中采购目录内的采购项目，无论金额大小都须纳入政府集中采购。按《福建省省级政府采购管理暂行办法》的规定方式进行采购。
（一）申购部门直接购买：单项或批量采购预算金额1万元以下的，申购部门在确保有采购预算资金的前提下，由具体经办人填写《采购项目审批表》，报申购部门负责人同意后，直接购买。其中，属于集中采购目录下的项目，申购部门必须从福建省政府采购平台网上超市购买;不在目录内的项目可在正规商场或采购平台购买。申购部门应建立内部采购审批制度，确保采购行为合法合规。
（二）学院有招标定点供应商库的项目采购，申购部门需从供应商库中选取一家进行采购，无需库内询价，但应确保所购产品价格不得高于中标合同价，确因工作需要，申购部门不从定点供应商库中采购的，应事前说明原因，并报分管采购工作的院领导审批同意。供应商库内项目，单次批量采购金额超过10万的需报请学院招标委员会审议采购方式，并按有关规定上会审批。
（三）学院自行采购
询价小组市场询价：单项或批量采购预算金额1万元～10万元的采购项目，申购部门填写《采购项目审批表》，经招标委员会研究同意后可由学院组建询价小组市场询价采购。询价小组由采购办从学院评标委专家库中随机抽取专家2人与申购部门1人组成。由询价小组填写《市场询价记录表》。也可根据采购项目的需要采用竞争性谈判、竞争性磋商、网上竞价等方式进行院内公开采购。
（四）货物、服务分散采购预算金额单项或批量预算金额10万～30万元以下的采购项目，原则采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购、询价采购方式采购，如学院有特殊需求的：艺术作品、视频作品、摄影、雕塑、文化宣传等项目须经院长办公会研究同意后可直接采购。
（五）30万～100万以下的项目可根据项目特点采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购、询价采购、网上竞价。货物、服务单项或批量预算100万元以上，其中电梯、自动扶梯单项或批量预算120万以上达到公开招标数额标准的项目，按要求进行公开招标。
第十三条 审批
（一）单项或批量采购预算金额1万元～10万元的货物、服务项目的采购方案由采购办报请学院招评标委审核；
（二）采购金额10万元～50万元的货物、服务的招标方案由采购办报请院长办公会审议；
（三）50万元以上的大宗物资、设备的主要参数、合同及服务方案由采购办先报院长办公会审议通过后报党委会审议。
 
第五章 工程项目申购、预（结）算审核、招标方式与审批
第十四条 申购
工程项目经后勤管理处基建科立项后，申购部门向采购办提交《工程项目审批表》并附上立项会议纪要。
第十五条 预算审核
（一）单项工程估算价5万元以下的项目，由入围施工单位做预算后经后勤管理处处务会审核。
（二）单项工程估算价5万元～10万元以下的项目，由基建科协助申购部门从学院入围的造价咨询库中随机抽取，进行预算编制。
（二）单项工程估算价10万元以上的项目，需实行“一编一审”。由基建科从学院入围的造价咨询库中随机抽取，进行预算编制。待出具预算编制后由财务处会同纪检监察室委托有资质的造价咨询公司进行审核。
第十六条 招标方式
（一）勘察、设计、造价、监理、评审等服务项目
1.单项服务项目估算价1万元以下的，由基建科在合理低价基础上采用直接委托方式，经处务会研究同意后组织实施。
2.单项服务项目估算价1万元～10万元的，采购办选用竞争性谈判、单一来源采购、询价、邀请招标、简易招标等采购方式，经招标委员会研究同意后组织实施。
3.单项服务项目估算价10万元～50万元的，参照《福建省政府投资小规模工程施工简易招标办法》的规定，采购办委托有资质的招标代理机构进行公开招标或邀请招标。
4.单项服务项目估算价50万元以上的，按照《福建省招投标条例》规定，采购办委托有资质的招标代理机构进行公开招标；
（二）工程类项目
1.单项工程预算价5万元以下的，采购办在院内小额零星基建（修缮）入围施工库中随机抽取选定并组织实施。
2.单项工程预算审核价5万元～30万元的，采购办组织院内招标采购施工单位，评标方式为在合理造价区间随机抽取。
3.单项工程预算审核价30万元～200万元的，按照《福建省政府投资小规模工程施工简易招标办法》的规定，采购办委托有资质的招标代理机构进行公开招标或邀请招标。
4.单项工程预算审核价200万元以上的，按照《福建省招投标条例》规定，采购办委托有资质的招标代理机构进行公开招标；
第十七条 审批
后勤管理处按工程项目预算审核金额，制定工程招标方式并上报审批。
（一）单项金额5万元以下的工程招标方案由后勤管理处处务会及分管院长审议。
（二）单项金额5万～10万元的工程招标方案后勤管理处报请招评标委会审议；
（三）单项金额10万～50万元的工程招标方案后勤管理处报请院长办公会审议；
（四）单项金额50万元以上的工程项目的初步设计及其概算、招标方案、合同主要条款由后勤管理处报请党委会审议。
第六章  招标采购程序
货物、服务与工程类项目需经招标采购的，经过申购与审批程序后，可进入招标采购程序。
第十八条 招标文件编制：招标文件应当明确招标项目的最高限价、技术要求、投标人资格审查标准、投标报价要求、评标标准、拟签订合同的主要条款等事项。
（一）校内招标项目由采购办编制招标文件。
（二）委托招标代理机构对外公开招标采购，由招标代理机构组织招标文件编制；招标代理机构按照有关规定、标准收取投标保证金。
第十九条 招标文件会签：由采购办提交招标文件等资料，由采购办、申购部门、财务处、学院办公室等审核会签后（使用科研经费的项目须科研处审核），报采购分管院领导审批。
第二十条 开标
（一）学院自行组织招标采购的，采购办确定时间、地点进行现场开标,并对开标过程进行记录。
（二）委托代理机构组织招标采购的，代理机构负责开标及程序的把关。
第二十一条 评标
委托代理机构采购的，评标工作由委托招标代理机构负责实施，学院应派代表参加开评标会：采购办1名，申购部门1-2名。学院自行组织招标的，评标小组视其规模从专家库中抽取3人或5人组成， 大型项目或对专业技术要求较高的项目必须以院外专家为主，根据招标文件的规定和要求进行评标。
第二十二条中标供应商候选名单须在网上公告，评标结果经公示七日内无疑义后，向中标人发出中标通知书。
第二十三条 下列情况之一又属采购范围内的，经院长办公会或党委会批准后，可以不进行招标。
（一）涉及国家安全和国家机密的；
（二）学院的工作人员、学生的生命财产遭受危险，需紧急采购的抢险维修项目；
（三）应急项目不适用招标的；
（四）法律法规或上级规定其他可以不招标的。
 
第七章  合同签订、验收与付款
第二十四条 采购办按招、投标文件和中标通知书，起草采购合同，申购部门、财务处核对技术参数、服务要求及付款方式；采购办根据学院合同管理办法负责合同签订。
第二十五条  验收
（一）货物项目验收：
1.从定点供应商处采购的货物，申购部门需指定保管员对购置的低值品、材料和易耗品组织验收，并办理验收入库登记手续。申购部门应建立低值品、材料和易耗品领用制度。保管员向领用人发出货物时，应办理领用出库登记手续。教学科研耗材的验收按《3868银河总站教学科研耗材管理暂行办法》中的有关规定执行。
2.批量或单件购置价值小于30万的固定资产，由申购部门组织验收，后勤管理处资产科参与验收。申购部门验收人员不得少于3人。申购部门根据验收标准填写《固定资产验收报告》。
2.批量或单件购置价值大于（含）30万的固定资产，先由申购部门组织初步验收，合格后向后勤管理处资产科提交申购部门《固定资产验收报告》，后勤管理处资产科再组织校外专家组进行固定资产验收。
（二）工程项目验收
验收小组须严格按照国家有关规定和工程质量验收规范及施工图纸、招、投标文件、合同要求进行竣工验收。竣工验收后进行工程结算和交付使用。验收不合格的必须进行整改。整改方经整改合格后，验收小组视整改情况再重新组织验收。
第二十六条 符合固定资产确认条件的基建、修缮工程，后勤管理处资产科应当及时会同申购部门、财务处按学院固定资产有关规定办理入库手续。
第二十七条 货物类验收合格并完成入库手续后，申购部门按学院有关规、合同条款办理付款手续。
工程项目合同金额达到10万以上的，监察室需请第三方有资质的造价咨询公司进行结算审核后，按学院规定支付相应金额款项。工程项目合同金额10万以下的，由后勤管理处进行结算审核后，按学院规定支付相应金额款项。
第二十八条 履约保证金及质量保证金的退还 
申购部门在合同履约（质保期）结束，且达到合同约定的退款条件后，按学院有关规定、合同条款办理退款手续。
第八章  档案管理
第二十九条 采购档案的形成包括与项目相关的文字、图纸、图表、音像、纸质、磁盘、光盘等不同媒质载体的记录。
第三十条 采购部门严格按照《中华人民共和国档案法》和建设部的《建设工程文件归档整理规范》等有关规定负责整理保存学院采购项目的档案资料，包括采购审批表、招标公告、招标文件、会议纪要、投标文件、评标报告、中标通知书、采购合同、验收报告等相关资料。
第九章  监督管理
第三十一条  学院纪检监察部门负责对学院采购工作进行监督，并对在采购工作中不作为、乱作为等行为依法依规进行问责。
第十章  附 则
第三十二条   本办法所称的“以上”包括本数；所称的“以下”不包括本数。数字范围只含下限，不含上限。
第三十三条  本办法由后勤管理处负责解释。
第三十四条  本制度自颁布之日起施行。如与上级有关文件、法律法规有冲突，应以上级有关文件、法律法规为准。《3868银河总站招标采购制度（修订稿）》（闽卫院科〔2014〕4号）至本制度正式实施之日起同时废止。